Erfahrungsbericht eTerminal Smart-TV-Aufruf – Dr. Aign / Berlin
Wachstum durch Digitalisierung – mit dem eTerminal Smart-TV-Aufruf
Vor knapp einem Jahr erweiterte die Hausarztpraxis Dr. Sabine Aign in Berlin-Treptow/Köpenick ihre Räumlichkeiten und wollte daher den Patientenaufruf künftig über ein elektronisches System umsetzen. Die Praxis entschied sich für den „mediDOK eTerminal Smart-TV-Aufruf“. Im Gespräch mit mediDOK berichtete Frau Dr. Aign über ihre Erfahrungen mit dem System:
mediDOK:
Frau Dr. Aign, bitte erzählen Sie uns etwas über Ihre Praxis und beschreiben Sie bitte, wie sich die Vergrößerung der Räumlichkeiten auf den Umgang mit Patienten auswirkte？
Frau Dr. Aign:
Seit Oktober 2016 betreibe ich als hausärztliche Internistin meine Praxis in Köpenick. Wir sind eine relativ große Praxis mit einem Team von drei angestellten Ärzten, fünf Medizinischen Fachangestellten und zwei Auszubildenden. Wir kümmern uns um ca. 2.800 Patienten pro Quartal. 2021 erweiterten wir unsere Praxis um einen zweiten Sitz und nutzen seitdem eine weitere Etage im Haus. Die beiden Stockwerke liegen direkt übereinander. Die Anmeldung der Patienten erfolgt unten, die Abmeldung oben, wobei Menschen mit Mobilitätseinschränkungen sich auch im unteren Stockwerk abmelden können. Durch die Erweiterung stellten wir uns schnell die Frage, wie zukünftig ein effizienter und angenehmer Patientenaufruf ablaufen soll, da ein persönlicher Aufruf über zwei Etagen auf Dauer umständlich geworden wäre. Daher entschieden wir uns dafür, ein elektronisches Aufrufsystem über einen Monitor im Wartezimmer einzusetzen.
mediDOK:
Seit wann nutzen Sie den eTerminal Smart-TV-Aufruf?
Frau Dr. Aign:
Seit Herbst des vergangenen Jahres vertrauen wir auf dieses System und machen von Beginn an positive Erfahrungen damit. Durch die Installation des eTerminal Smart-TV-Aufrufes können Patienten, die sich im Wartezimmer befinden, nun von unseren Mitarbeitern über die Praxis-EDV aufgerufen werden. Dank des elektronischen Aufrufs per Monitor – unterstützt durch ein akustisches Signal – entfällt der persönliche Aufruf durch eine Mitarbeiterin, was diese Situation erheblich erleichtert.
mediDOK:
Wie funktioniert das System konkret?
Frau Dr. Aign:
Patienten melden sich an unserer Rezeption an und werden gebeten, im Wartezimmer im unteren Stockwerk Platz zu nehmen. Alle Termine werden in unserem Terminplaner in der Software x.isynet von der Firma medatixx verwaltet. Die sogenannte Wartezimmer-Liste des Programms spielt beim Patientenaufruf eine zentrale Rolle. Wenn ein Patient aus der Wartezimmer-Liste im x.isynet geöffnet wird, erfolgt automatisch der Aufruf auf dem Smart-TV im Wartebereich. Der Aufruf ist von allen Arbeitsplätzen aus möglich und kann daher von jedem Mitarbeiter aus jedem Raum und Stockwerk heraus ausgeführt werden. Alle Behandlungsräume sind in unserem Terminplaner hinterlegt. Somit ist bereits bei der Terminvereinbarung klar, in welchen Raum der Patient gehen muss. Beim Aufruf des Patienten über den Monitor wird der entsprechende Raum mit einer kurzen Wegbeschreibung angezeigt, z.B. „Oberes Stockwerk, 2. Tür rechts“.
mediDOK:
Damit der Patientenaufruf für die jeweiligen Räume funktioniert, müssen diese ja bereits im Praxisverwaltungs- oder Terminplanungssystem angelegt sein. War das bei Ihnen der Fall?
Frau Dr. Aign:
Ja, das war bei uns schon angelegt und wir haben diesen Bereich nur noch optimiert.
mediDOK:
Wie reagieren die Patienten auf den Smart-TV-Aufruf? Gibt es Rückfragen?
Frau Dr. Aign:
Anfänglich waren die Patienten etwas zurückhaltend. Viele Patienten kommen schon seit vielen Jahren in unsere Praxis und daher war es für sie eine deutliche Umstellung. Zuerst achteten Einige nicht immer auf den elektronischen Aufruf und waren manchmal etwas durch eingeblendete Informationen abgelenkt. Aber das hat sich bereits nach kurzer Zeit deutlich verbessert und funktioniert inzwischen sehr gut. Auch durch Hinweise unseres Praxispersonals wie z.B. „Achten Sie bitte auf den Monitor im Wartezimmer“ haben sich die Patienten erkennbar daran gewöhnt.
mediDOK:
Wie riefen Sie die Patienten vor Einführung des Systems auf?
Frau Dr. Aign:
Bis dahin erfolgte der Aufruf rein persönlich durch unser Praxispersonal oder einen Arzt. Da nach der Ausdehnung auf zwei Stockwerke schnell klar war, dass das auf Dauer nicht praktikabel sein würde, haben wir schon bald nach Möglichkeiten gesucht, um den Aufruf auf elektronischem Weg durchzuführen.
mediDOK:
Wie nahm Ihr Praxisteam die Umstellung auf das neue System auf?
Frau Dr. Aign:
Unser Team nahm die Umstellung durchweg positiv auf. Besonders die Auszubildenden arbeiten damit mit großer Begeisterung und nutzen den eTerminal Smart-TV-Aufruf besonders eifrig.
mediDOK:
Welche Funktion ist Ihnen besonders wichtig? Wie funktioniert das bei der täglichen Arbeit?
Frau Dr. Aign:
Besonders gut gefällt uns die Möglichkeit der Informationseinblendung auf dem Monitor. Damit können wir die Patienten einfach und auf schnellem Weg über alle wichtigen Praxisthemen informieren wie z.B. anstehende Urlaube von Ärzten sowie unsere regelmäßigen Informations- und Schulungsveranstaltungen zu den Themengebieten „Hypertonie und Koronare Herzerkrankung“ beziehungsweise „Diabetes“.
mediDOK:
Kam es seit Einführung des Systems zu messbaren Verbesserungen oder Effizienzsteigerungen im Praxisablauf?
Frau Dr. Aign:
Das ist schwer zu beantworten. Nach unserem Gefühl aber funktioniert der Patientenaufruf nun flüssiger und wir finden es einfach praktisch.
mediDOK:
Wie erfolgte die Einführung und Betreuung?
Frau Dr. Aign:
Das funktionierte insgesamt sehr schnell. Es dauerte nur etwas, bis alles reibungslos lief, da wir anfangs das Problem hatten, dass der Aufrufton nicht zu hören war. Das konnte aber durch Kontakt mit dem Hersteller mediDOK und unserem Servicepartner ComService bald gelöst werden. Gerade wenn wir dabei noch die ein oder andere Frage hatten, wurde uns auch immer schnell geholfen und somit kommen wir nun schon sehr gut mit dem System zurecht.
mediDOK:
Welches EDV-System nutzen Sie in Ihrer Praxis?
Frau Dr. Aign:
Wir nutzen das Praxisverwaltungssystem x.isynet und den Online-Terminkalender x.webtermin, die mit dem eTerminal Smart-TV-Aufruf interagieren. Außerdem ist das Archivsystem mediDOK an unsere Praxis-EDV angeschlossen.
mediDOK:
Die Patienten werden über den Nachnamen aufgerufen. Gab es Fragen oder Anmerkungen von Patienten zum Thema „Datenschutz“?
Frau Dr. Aign:
Nein, das war überhaupt kein Thema. Wir hatten das bereits vor ein bis zwei Jahren mit unseren Patienten ausführlich besprochen, da wir sie bisher schon persönlich aufgerufen haben. Es herrscht ein großes Vertrauen bei unseren Patienten in das Praxisteam vor, was auch in den Gesprächen immer betont wurde und es gab damals schon keine Einwände gegen den persönlichen Aufruf per Namen im Wartezimmer.
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